Toplantıya BPS Etkinlik Sekreteri Ramazan Pektaş‘ın yanı sıra EMO İstanbul Şubesi Yönetim Kurulu Başkanı Erhan Karaçay, Yönetim Kurulu Üyesi Murat Gündüzay, Şube Müdürü Asuman Gülay Yıldırım ve Yönetim Kurulu Yedek Üyesi Gülşah Mutlu katıldı. Toplantının açılışında Ramazan Pektaş tarafından BPS 2026 sunumu yapılarak sempozyumun amacı, kapsamı ve hedefleri paylaşıldı. Sunumun ardından sempozyum hazırlık sürecinde öncelikli olarak ele alınması gereken işler masaya yatırıldı ve her bir başlık üzerinde detaylı görüş alışverişinde bulunuldu. Görüşmelerde ilk olarak organizasyonun yürütülmesini sağlayacak yerel sekreteryanın oluşturulması konusu değerlendirildi. Sempozyumun düzenleneceği tarihin belirlenmesi ve buna bağlı olarak sergi alanının tespit edilmesi de toplantının ana gündem maddeleri arasında yer aldı. Katılımcıların İstanbul‘daki konaklama ihtiyaçlarının nasıl karşılanacağı, konaklama seçenekleri ve ulaşım kolaylığı sağlayacak alternatifler üzerinde duruldu.
Sempozyumun geniş öğrenci kitlelerine ulaştırılması amacıyla yaygın duyuru çalışmalarının nasıl planlanacağı, dijital ve basılı mecralarda izlenecek yollar da görüşülen konular arasında yer aldı. Etkinliğin mali sürdürülebilirliği açısından kritik öneme sahip olan sponsorluk görüşmeleri ele alındı; potansiyel sponsor kuruluşlar konusunda fikir alışverişinde bulunuldu. Akademik camianın sempozyuma ilgisini artırmak ve genç mühendis adaylarına ulaşmak amacıyla üniversitelere yönelik ziyaretler ile bölüm bazlı sunumların planlanması da gündeme alındı. Bunun yanı sıra etkinliğin görsel kimliğini oluşturacak afiş ve broşür tasarımları ile katılımcılara dağıtılacak materyallerin hazırlık süreci konuşuldu. Toplantı, belirlenen başlıklar üzerinde iş bölümü yapılması ve takip edilecek çalışma takviminin oluşturulması yönünde alınan kararlarla sona erdi.
